Este artículo presenta de forma clara y práctica las tres fechas fundamentales que todo comprador debe monitorear en la gestión de contratos: el fin de la vigencia, la fecha de alerta y el límite de denuncia. Explica cómo cada una de ellas impacta el seguimiento contractual, la renovación, la finalización y la prevención de riesgos operativos. Al comprender estas fechas y utilizarlas de manera estratégica, el comprador obtiene mayor control sobre sus contratos, evita sorpresas y mejora la eficiencia del proceso de adquisición.
Inicio de Vigencia
Es la fecha en que el contrato comienza a producir efectos y las obligaciones entre las partes pasan a ser oficialmente válidas.
A partir de este día se inicia el período contractual, que será monitoreado hasta el fin de la vigencia o hasta una eventual denuncia.
Fecha de Alerta
Es la fecha en que el sistema envía un aviso al comprador para recordarle que el contrato se acerca a un hito importante (como el fin de la vigencia o el plazo de denuncia).
Es meramente informativa y sirve para asegurar el adecuado seguimiento.
Fin de Vigencia
Es la fecha en que el contrato finaliza oficialmente, en caso de que no exista renovación.
A partir de este día, el contrato deja de producir efectos.
Límite de Denuncia del Contrato
Es el último día en que una de las partes puede comunicar la denuncia (terminación anticipada) dentro del plazo requerido.
Sirve para garantizar el preaviso necesario antes del fin de la vigencia o de la fecha en que se pretende finalizar el contrato.
Notificaciones en el Sistema
En el proceso de gestión contractual, las notificaciones se envían según el rol de cada usuario:
• Responsables del Contrato
Reciben todas las notificaciones relacionadas con el seguimiento de las fechas clave del contrato, incluyendo:
Notificaciones de Alerta
Notificaciones de Límite de Denuncia
Notificaciones de Fin de Vigencia
• Usuarios de Monitoreo
Reciben únicamente notificaciones relacionadas con alteraciones del contrato, como actualizaciones de documentos, ajustes de datos o revisiones realizadas en el sistema.
No reciben alertas de plazos, ya que su función es acompañar cambios y no gestionar fechas críticas.