Objetivo
Neste artigo você aprenderá como funciona a geração de cotações automáticas a partir do MAG.
Antes de começarmos, você sabe o que é o MAG?
É o módulo de automação por RPA da solução do Mercado Eletrônico.
Qual é a proposta do MAG?
A proposta é gerar processos de compras automáticos, de acordo com critérios e configurações parametrizadas no portal ME, de modo que as tarefas repetitivas sejam realizadas sem interação humana. Desta forma, os profissionais de compras atuam com mais eficiência e com foco estratégico no negócio.
Problemas comuns pela falta de automação na gestão de compras
1- SLA alto de abertura dos processos
2 - Baixo nível de Saving nas negociações
3 - Dificuldade na tomada de decisão de compras
4 - Alto backlog de compras de baixo valor
5 - Baixo foco em compras estratégicas
6 - Lead time de compras alto
7 - Muitos processos repetitivos que tomam tempo do comprador
8 - Alto custo do processo de compras
Agora que sabemos um pouco do MAG, vamos abordar nos próximos tópicos como criar uma regra para gerar as cotações automáticas a partir de uma requisição
Acessando o portal do Mercado Eletrônico
Ao acessar o portal do ME, você usuário precisa ter disponível a opção "Automação" liberada e configurada em seu perfil.
Acessar o Menu Mais e pesquisar por Automação;
Clicar no botão Nova Automação;
Selecionar o tipo desejado e Avançar (usaremos Requisição -> Cotação como exemplo)
Colocar a descrição da regra e se ela já está vigente;
Adicionar os critérios para entrar nessa regra de automatização, podendo adicionar mais critérios no botão + Novo Critério;
Adicionar as características que vão ficar nessa Cotação gerada automaticamente, podendo colocar mais configurações no botão + Nova Configuração;
Após configurar esse parâmetros, clicar no botão Salvar que a regra será criada.
Obs.: Os critérios e campos possuem configurações de respostas diferentes uns dos outros, tendo campos que aceitam mais de uma resposta, campos que aceitam somente uma resposta, campos para escrever livremente e campos de Sim e Não. Pode ir selecionando eles para verificar suas configurações. Caso necessário é possível excluir o critério ou campo por meio do símbolo da lixeira.
Obs2.: As automações criadas não podem ser excluídas, somente inativadas.
Especificações das condições, critérios e campos
Requisição -> Cotação
Critérios: Os critérios são os pré-requisitos para uma regra ser seguida.
Categoria de Requisição: é quando a regra envolve as categorias de requisição, ele gera a regra para aquela(s) categorias de requisição.
Grupos de Produto:
Quando a regra envolve grupos de produtos, qual(is) grupo irá seguir com essa regra.
Categoria de Borg:
Quando a regra envolve a Borg da Requisição, ou seja, é baseado na Planta/Centro para seguir com a regra.
Requisição Emergencial:
A regra irá considerar requisição emergencial ou não.
Itens de Serviço:
A regra irá considerar itens de serviço ou não.
Possui anexo no item:
se a Requisição a ser analisada possui anexo no item ou não.
Possui anexo no cabeçalho:
se a Requisição a ser analisada possui anexo no cabeçalho ou não.
Itens Genéricos:
se a regra irá considerar itens genéricos na Requisição ou não.
Possui Contrato:
se a Requisição deve possuir contrato e/ou não e/ou se possui contrato exclusivo e/ou não.
Código Cliente do Fornecedor selecionado na Cotação com base na Requisição gerada a partir de SO:
quando é indicado o código do fornecedor com base na Requisição gerada a partir de Solicitação de Orçamento.
Valor total da Requisição:
Indicação se o total da Requisição vai ser considerado valores menores, maiores ou iguais ao indicado.
Possui Pedido:
se a requisição a ser analisada possui ou não Pedido.
Valor total do Item da Requisição:
Indicação se o total do item da Requisição vai ser considerado valores menores, maiores ou iguais ao indicado.
Categoria de Múltiplas Borgs:
Para determinar quais Borgs tem que ter na Requisição para seguir a regra.
Grupo de Compras:
Qual(is) grupos de compras na Requisição deve considerar para seguir a regra.
Campos
é a configuração de como ficará a cotação gerada pela regra.
Prazo de Resposta:
Esse campo irá determinar qual o prazo de resposta do fornecedor em dias úteis ou corridos.
Horário Limite da Resposta:
esse campo irá determinar qual é o horário máximo para a resposta do fornecedor.
Instruções Gerais:
esse campo determina se irá aparecer as Instruções Gerais determinadas na Requisição.
Fornecedores que responderam cotações:
esse campo determina qual critério para o fornecedor ser escolhido para participar da cotação, usando como parâmetro o número mínimo de cotações que o fornecedor respondeu para participar quando havia todos esses itens da requisição ou ao menos um deles.
Título da Cotação:
esse campo determinar qual será o nome da cotação e/ou o que ela usará de base para se nomear.
Categoria da Cotação:
esse campo determina qual categoria a cotação pertencerá.
Selecionar Fornecedores Por:
esse campo determina qual critério para o fornecedor ser escolhido para participar da cotação, se é por local e/ou centro.
Dono da Cotação:
esse campo determina qual será o usuário responsável pela cotação criada pela regra.
Agrupador:
esse campo determina se ele irá formar uma cotação baseado na Borg ou/e também por Grupo de Produtos.
Fornecedores convidados cotações:
esse campo determina qual critério para o fornecedor ser escolhido para participar da cotação, usando como parâmetro o número mínimo de cotações que o fornecedor foi escolhido para participar quando havia todos esses itens da requisição ou ao menos um deles.
Fornecedores donos de Pedidos:
esse campo determina qual critério para o fornecedor ser escolhido para participar da cotação, usando como parâmetro o número mínimo de pedidos que o fornecedor gerou que havia todos esses itens da requisição ou ao menos um deles.
Fornecedores do Período:
esse campo determina qual critério para o fornecedor ser escolhido para participar da cotação, nesse caso pegando os fornecedores do período de x meses.
Condição de Pagamento:
esse campo determina qual condição de pagamento essa cotação será criada.
Quando a regra não avançar automaticamente, como posso analisar o que aconteceu?
Acesse a opção relatórios no menu “Mais > Relatórios > Extração de Relatório”
1)RCS - Log MAG
O ME disponibiliza orelatório de apoio operacional que permite o comprador/administrador analisar a regra do MAG, quando a mesma não seguir para a cotação automática, no documento será identificado qual regra o MAG não identificou o parâmetro necessário para seguir o processo.
Como acompanhar os números do MAG?
Para chegar aos relatórios acesse o menu “Mais > Relatórios > Extração de Relatório”
PENDÊNCIAS DE COMPRAS (analítico)
1)RCS - Gestão de Backlog + MAG
Permite monitorar todos os itens pendentes já trazendo a sinalização do que está (Agendado) e quais possuem cotação criada pelo (MAG). Se fizer sentido para o time de compras podemos agendar o envio diário pela manhã.
GESTÃO DOS PEDIDOS (analítico)
2)RCS - Gestão de Pedidos + MAG
Permite acompanhar os atuais resultados do MAG e também de encontrar possibilidades de processos que podem passar a serem feitos pelo MAG. Aqui conseguirá saber quais cotações ou pré-pedidos foram criados pelo MAG.
COTAÇÕES (analítico)
3)RCS - Cotações geradas pelo MAG
Permite acompanhar os processos do tipo Cotação, gerados pelo MAG e a Requisição que deu origem a ele.